Der perfekte Hochzeits-Zeitplan

Die wichtigsten Fragen

Warum geht ein Zeitplan auf die Minute fast immer schief?

Die meisten Paare planen ihren Hochzeitstag auf die Minute. Das ist gut gemeint und geht fast immer schief — nicht weil die Planung schlecht wäre, sondern weil ein Hochzeitstag kein Fahrplan ist. Der Sektempfang zieht sich, das Essen kommt später, eine Rede dauert doppelt so lang. Alles schiebt sich nach hinten. Und gekürzt wird am Ende ausgerechnet die Tanzphase, weil sie als Einzige kein festes Ende hat.

Meine Faustregel: Rechnet bei jedem Programmpunkt zwanzig Prozent mehr Zeit ein, als ihr denkt. Wenn ihr sie nicht braucht, habt ihr zwanzig Minuten geschenkt bekommen — und die sind an einem Hochzeitstag mehr wert als jede Deko. Die Uhrzeiten könnt ihr später verschieben, die Luft dazwischen nicht.

Welche vier Punkte müssen feststehen?

• Wann ist die Trauung — und wo? Der ganze Tag hängt daran. Liegen Trauung und Feier an verschiedenen Orten, kommt die Fahrzeit dazwischen dazu, und zwar für alle Gäste, nicht nur für euch.
• Wann gibt es Essen? Der zweite Fixpunkt: Alles davor lässt sich schieben, alles danach hängt daran. Sprecht die Uhrzeit mit dem Catering ab, bevor ihr sie in den Ablauf schreibt.
• Wann ist Schluss mit Programm? Legt eine Uhrzeit fest, ab der nichts mehr angekündigt wird. Danach nur noch Musik. Ohne diese eine Entscheidung wandert immer noch ein Programmpunkt in die Tanzphase.
• Wie soll der Abend enden? Lichtertanz, Lagerfeuer, Kerzentanz — hier bei uns hört ein Abend nicht einfach auf. Das ist der Moment, an den sich alle erinnern, und er will vorher besprochen sein: Musik, Licht, wer die Kerzen verteilt.

Alles andere darf beweglich bleiben.

Welche drei Fehler lassen jeden Ablauf kippen?

Alle drei passieren Wochen vorher am Küchentisch, nicht am Hochzeitstag.

• Kein einziger Puffer. Der häufigste Fehler überhaupt: Beim ersten Verzug fällt hinten die Tanzphase runter, weil sie als Einzige kein festes Ende hat.
• Reden ohne Zeitvorgabe. Eine einzelne fünfundzwanzigminütige Rede kann den ganzen Rest des Abends verschieben. Sagt euren Rednern freundlich, aber verbindlich, wie viel Zeit sie haben — fast alle sind dankbar dafür, denn die meisten wissen selbst nicht, wie lang zu lang ist.
• Dienstleister planen nebeneinander her. Fotograf, Location, Catering und DJ haben oft drei verschiedene Fassungen eures Ablaufs im Kopf. Schickt allen dieselbe, und zwar rechtzeitig — das ist die eine Mail, die am Hochzeitstag die meisten Rückfragen erspart.

Wann schicken wir den Ablauf an alle Dienstleister?

Spätestens zwei Wochen vorher — und dieselbe Fassung an alle. Das klingt nach Kleinkram und erspart am Hochzeitstag die meisten Rückfragen, bei mir jedenfalls fast alle. Dazu gehört ein letztes Gespräch mit DJ, Location und Fotograf, in dem der Tag einmal gemeinsam durchgegangen wird.

Wenn ihr wollt, schaue ich vorher drüber: Schickt mir euren Zeitplan, sobald er grob steht. Ich sage euch, wo ich eine Stelle sehe, an der es eng werden könnte. Das kostet nichts und ist keine Buchung, sondern ein zweiter Blick von jemandem, der viele solcher Tage gesehen hat.

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